Kaufmann/-frau für Büromanagement
Tätigkeit
Kaufleute für Büromanagement sind Fachleute für innerbetriebliche Organisation und Verwaltung. Ihre wesentlichen Aufgaben sind:
- Abwickeln des internen und externen Schriftverkehrs
- Entwerfen von Präsentationen
- Beschaffen von Büromaterial
- Planen und Überwachen von Terminen
- Vorbereiten von Sitzungen und Organisieren von Dienstreisen
- Planen des Personaleinsatzes
- Auftragsabwicklung
- Erstellen von Rechnungen und Überwachen von Zahlungseingängen
- Statistische Aufbereitung von Informationen
Kaufleute für Büromanagement können aber auch Tätigkeiten im Einkauf, im Marketing und Vertrieb, in der Öffentlichkeitsarbeit, im Veranstaltungs-management sowie in der Personal- und Lagerwirtschaft übernehmen.
Im öffentlichen Dienst unterstützen sie Bürger/innen im Umgang mit der Verwaltung z. B. bei der Antragstellung, klären Anliegen und Zuständigkeiten und wirken bei der Aufstellung des Haushalts- und Wirtschaftsplanes mit.
Der Beruf ist branchenübergreifend, d. h. Ausbildung und Tätigkeit sind im Handwerk, in der Industrie, im Groß- und Einzelhandel, in den freien Berufen, bei Steuerberatern, in Maklerbüros, in Reisebüros und im öffentlichen Dienst möglich.
Die fundierte bürowirtschaftliche Ausbildung eröffnet auch Möglichkeiten der Sekretariatsarbeit.
Ausbildungsdauer
Es handelt sich um einen staatlich anerkannten Ausbildungsberuf. Die dreijährige Ausbildung erfolgt im Ausbildungsunternehmen und in der Berufsschule. Sie kann unter bestimmten Voraussetzungen, z. B. Abschluss der Wirtschaftsschule oder des Kaufmännischen Berufskollegs I, verkürzt werden.
Ausbildungsvoraussetzungen
Schulbildung
Gesetzlich ist keine bestimmte Schulbildung als Zugangsvoraussetzung vorgeschrieben. Üblicherweise gelten der Hauptschulabschluss oder die Mittlere Reife als schulische Voraussetzungen. Die Anforderungen an die Bewerber und die Einstellungsbedingungen der Unternehmen sind jedoch unterschiedlich. Es ist daher zweckmäßig, sich rechtzeitig bei den in Frage kommenden Ausbildungsunternehmen über Bewerbungstermine, Einstellungsbedingungen, Auswahltests und Vorstellungstermine zu informieren.
Kenntnisse und Fähigkeiten
- gute Kenntnisse in Deutsch und Mathematik
- gutes Zahlenverständnis
- Abstraktionsvermögen und die Neigung zur Arbeit mit dem PC und anderen modernen Bürokommunikationsmitteln
- grundlegendes technisches Verständnis hinsichtlich Informations- und Kommunikationstechnik
- Kontaktfreude und Kommunikationsfähigkeit
- Teamfähigkeit
- Organisationstalent
- gutes sprachliches Ausdrucksvermögen
- sicheres Auftreten
Ausbildungsinhalte
Die Vermittlung der berufsspezifischen Ausbildungsinhalte erfolgt im Rahmen der folgenden 13 sogenannten Lernfelder:
- Die eigene Rolle im Betrieb mitgestalten und den Betrieb präsentieren
- Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren
- Aufträge bearbeiten
- Sachgüter und Dienstleistungen beschaffen
- Kunden akquirieren und binden
- Werteströme erfassen und beurteilen
- Gesprächssituationen bewältigen
- Personalwirtschaftliche Aufgaben wahrnehmen
- Liquidität sichern und Finanzierung vorbereiten
- Wertschöpfungsprozesse erfolgsorientiert steuern
- Geschäftsprozesse darstellen und optimieren
- Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisieren
- Projekte planen und durchführen
Neben Fachkompetenz wird durch Projektarbeit und realitätsnahe Lernsituationen Methoden-, Sozial-, Selbst- und Lernkompetenz sowie kommunikative Kompetenz angestrebt.
Um die Kompetenz in einer Fremdsprache zu vermitteln, die für berufstypische Situationen erforderlich ist, erhalten die Auszubildenden in jedem Ausbildungsjahr zwei Stunden pro Woche Unterricht in Wirtschaftsenglisch.
Prüfungen
Zwischenprüfung
Während des 2. Ausbildungsjahres findet eine Zwischenprüfung statt. Sie umfasst die Lernfelder 2 bis 4 und geht als sogenannte „gestreckte Abschlussprüfung“ unter der Bezeichnung „Informationstechnisches Büromanagement“ in die Abschlussprüfung ein.
Abschlussprüfung
Die schriftliche Prüfung wird von der Berufsschule und der zweite praktische Teil von der IHK abgenommen. Gegenstand der schriftlichen Prüfung sind Deutsch und Gemeinschaftskunde, Kundenbeziehungsprozesse (aus den verbleibenden Lernfelden) sowie Wirtschafts- und Sozialkunde
Wer die IHK-Abschlussprüfung bestanden hat, erhält den Kaufmannsgehilfenbrief.
Berufliche Weiterbildung
Qualifizierung mit der Möglichkeit des Aufstiegs
- durch Teilnahme an Lehrgängen, Kursen oder Seminaren, beispielsweise über Finanz- und Rechnungswesen, Buchführung mit EDV, Controlling, Steuerwesen, Verhandlungs- und Konferenztechnik, Fremdsprachen, Büroorganisation, Bürokommunikation, Textverarbeitung.
Aufstieg (Sachgebietsleiter, Abteilungsleiter, Handlungsbevollmächtigter, Prokurist, Geschäftsführer) nach entsprechender Berufspraxis über Weiterbildungsmaßnahmen
- zum/zur Fremdsprachenkorrespondent/in
- zum/zur Bilanzbuchhalter/in
- zum/zur Staatlich geprüften Betriebswirt/in
- zum/zur Fachkaufmann/Fachkauffrau für Finanzierung, Marketing oder Vorratswirtschaft